Làm thế nào để tránh những sai lầm và hiểu lầm trong giao tiếp

Một số sai lầm mà chúng ta mắc phải khi giao tiếp có thể khiến chúng ta rơi vào tình trạng lộn xộn tốt mà không muốn. Những lần khác, cách chúng ta giao tiếp có thể làm hỏng mối quan hệ của chúng ta với người khác, bởi vì họ cho chúng ta một hình ảnh của chính chúng ta không phù hợp với những gì chúng ta muốn chiếu hoặc với những gì chúng ta thực sự là.

Giao tiếp hiệu quả là nền tảng cho các mối quan hệ của con người. Tiếp theo, chúng tôi sẽ phân tích những lỗi thường gặp nhất mà chúng tôi có thể mắc phải khi liên quan đến người khác và chúng tôi sẽ xem cách giải quyết chúng. 

"Nếu không có giao tiếp, không có con người"

-Francisco Garzón Céspedes-

Lỗi giao tiếp mà bạn nên tránh

Như bạn có thể thấy, giao tiếp hiệu quả, tránh những hiểu lầm, dễ dàng hơn nhiều so với nó có vẻ.

Để giúp bạn trong nhiệm vụ này, chúng tôi để lại cho bạn một số mẹo mà bạn có thể học để tránh một số lỗi nhất định trong giao tiếp:

Không kiểm tra tin nhắn bằng văn bản

Tin nhắn bằng văn bản là một cách giao tiếp dễ dàng và nhanh chóng có nhiều ưu điểm, bởi vì những gì được viết sẽ dễ phục hồi hơn, trong số những thứ khác.

Tuy nhiên,, ít người viết với cùng tốc độ họ nói hoặc suy nghĩ. Điều này hàm ý độ trễ có thể dẫn đến một thông điệp khác với thông điệp bạn muốn truyền đi.

Các biểu thức sử dụng sai, thành ngữ, lỗi chính tả, sửa lỗi tự động, v.v., có thể làm phát sinh một thông điệp sai

Tránh lỗi này đơn giản như kiểm tra văn bản sẽ được gửi trước khi thực hiện, nó không quan trọng nếu nó trên giấy, trong email hoặc trong tin nhắn văn bản hoặc tin nhắn SMS.  

Cung cấp tin xấu qua email

Nhiều người không thoải mái khi đưa ra tin xấu và để tránh đồ uống xấu, họ sử dụng e-mail để truyền tải hoặc thậm chí tệ hơn là các ứng dụng nhắn tin tức thời.

Tuy nhiên,, các kênh này không làm mềm các tin nhắn và dẫn đến hiểu lầm. Ngoài ra, tất cả sức mạnh của ngôn ngữ cơ thể bị mất và họ không cung cấp một cách để giải phóng những cảm xúc mãnh liệt nhất.

Do đó, Khi bạn phải đưa tin xấu hoặc nói về các vấn đề nhạy cảm, đừng sử dụng giao tiếp bằng văn bản và nói chuyện trực tiếp với bên quan tâm.

Nói chuyện trực tiếp với người khác sẽ cho phép chúng ta sử dụng tín hiệu của người khác để biết nếu thông điệp rõ ràng và làm rõ bất kỳ câu hỏi.

"Điều quan trọng nhất trong giao tiếp là lắng nghe những gì không được nói"

-Peter Drucker-

Tránh những cuộc trò chuyện khó khăn

Những cuộc trò chuyện khó khăn không dễ chịu. Nhưng khi có một vấn đề cần giải pháp, bạn phải đối mặt với chúng. Tránh một cuộc trò chuyện khó khăn là một cách để làm cho vấn đề ngày càng tồi tệ hơn.

Các vấn đề không được giải quyết một mình, mặc dù rõ ràng có vẻ như vậy khi bạn để mọi thứ chạy. Và nếu bạn không giải quyết nó, bạn để vấn đề tự do rơi vào tay ít thích hợp nhất.

Nếu bạn có một cuộc trò chuyện khó khăn trước mắt, đừng cho nó một suy nghĩ và đối mặt, càng sớm càng tốt

Giả sử rằng thông điệp đã được hiểu

Khi bạn gửi hoặc liên lạc một tin nhắn, bạn phải chắc chắn rằng người nhận đã nhận được và hiểu nó. Điều này sẽ giúp bạn ngày càng hiệu quả hơn trong cách giao tiếp với từng người và nhận được kết quả.

Để kiểm tra xem tin nhắn của bạn đã được hiểu đúng chưa, hãy sử dụng các câu hỏi mở bắt đầu bằng "làm thế nào", "tại sao" hoặc "cái gì". Những câu hỏi này kích thích sự phản ánh và kích thích giao tiếp.

Đừng quyết đoán

Sự quyết đoán là khả năng nói mọi thứ như hiện tại và cảm giác của chúng mà không làm tổn thương người khác. Nhiều lần, để tránh xung đột có thể xảy ra, chúng tôi không truyền đạt nhu cầu của mình, hoặc vội vàng đến mức, khi chúng tôi nói điều đó, chúng tôi mất các hình thức.

Để tránh sai lầm này, bạn phải học cách phát triển khả năng quyết đoán.

Làm quen với việc nói những điều tốt đẹp, không xúc phạm, nhưng bảo vệ quyền lợi và mong muốn của bạn. Cuối cùng, bạn sẽ phải nói điều đó. Bạn càng làm sớm, bạn sẽ càng ít căng thẳng và càng dễ thực hiện.

Đáp lại bằng một phản ứng cảm xúc

Trong một tình huống căng thẳng và thất vọng, thật dễ dàng để phản ứng về mặt cảm xúc trước một vấn đề hoặc một câu hỏi, thay vì trả lời một cách bình tĩnh. Nhiều người tin rằng điều này là hợp lý, nhưng sự thật là nó không phải là. 

Kiểu phản ứng cảm xúc này có thể làm tổn hại danh tiếng của bạn, làm phiền mọi người và gây ấn tượng rằng bạn thiếu tự chủ.

Cố gắng giữ bình tĩnh trước khi trả lời và hành động. Nếu bạn cảm thấy mình rất căng thẳng, sắp nổ tung, hãy nhắm mắt lại và đếm đến 3 (hoặc nhiều như bạn cần). Nếu bạn phản ứng mạnh mẽ hoặc vô cảm, bạn sẽ làm phức tạp việc giao tiếp với người khác.