Làm thế nào để quản lý thời gian hiệu quả hơn trong công việc

Trớ trêu thay, quản lý thời gian là một vấn đề mà tất cả chúng ta phải đối mặt, nhưng chúng ta không có thời gian để giải quyết. Tuy nhiên, dành một ít thời gian để phân tích cách chúng ta "dành" thời gian và suy nghĩ làm thế nào để hiệu quả hơn là điều đáng làm. Quản lý thời gian để có hiệu quả hơn trong công việc là có thể, nhưng đó là một vấn đề mà chúng ta phải đối mặt.

Rốt cuộc, thời gian trôi qua. Và thời gian trôi qua mà không giải quyết được vấn đề, chúng ta sẽ càng mất nhiều thời gian, chúng ta sẽ càng lãng phí năng lượng và càng có nhiều cơ hội để chúng ta buông tay. Đó là lý do tại sao điều cần thiết là phân tích cách quản lý thời gian của chúng tôi để thực hiện những thay đổi cần thiết. 

21 mẹo để quản lý thời gian và hiệu quả hơn

Quản lý thời gian là một vấn đề phức tạp, từ tăng năng suất đến cân bằng cuộc sống công việc và gia đình, tránh kiệt sức, tạo thói quen tốt hoặc thiết lập các mục tiêu dài hạn, trong số các vấn đề khác. Lập kế hoạch và ưu tiên là cơ sở để kiểm soát thời gian và cuộc sống của chúng ta, bất kể nghề nghiệp của chúng ta là gì. Tác giả Jory MacKay đề xuất 21 chiến lược để quản lý thời gian hiệu quả.

Hiểu thời gian của bạn đang đi đâu

Quản lý thời gian không phải là để dập tắt nỗi sợ lãng phí thời gian. Đó là về việc hiểu những lợi ích mạnh mẽ của việc sử dụng thời gian của chúng ta một cách khôn ngoan, MacKay giải thích. Do đó, những lời khuyên và chiến lược đầu tiên:

1. Hiểu tại sao quản lý thời gian là quan trọng. Quản lý thời gian không phải là để kìm hãm nỗi sợ lãng phí thời gian. Đó là về sự hiểu biết những lợi ích mạnh mẽ của việc sử dụng thời gian của chúng ta một cách khôn ngoan.

2. Hãy thực tế về bao nhiêu công việc bạn thực sự có thể làm trong một ngày. Chúng ta có thể nghĩ về thời gian như một tài nguyên mà chúng ta đơn giản cần nhiều hơn, nhưng nhiều thời gian hơn không có nghĩa là thời gian hiệu quả hơn. Hình thức quản lý thời gian đơn giản nhất là lên lịch khi nào và nơi bạn sẽ làm việc.

3. Khám phá nơi bạn đang lãng phí thời gian. Bạn càng hiểu cách bạn dành ngày của bạn, những nỗ lực quản lý thời gian của bạn sẽ càng có tác động.

4. Đặt mục tiêu và cảnh báo hàng ngày về cách bạn đang dành thời gian. Khi bạn có cái nhìn tổng quan về cách bạn dành thời gian, bạn có thể bắt đầu thay đổi hàng ngày.

5. Tạo thói quen buổi sáng thúc đẩy bạn. Một thói quen buổi sáng tốt có thể chuẩn bị cho bạn một ngày làm việc hiệu quả và ý nghĩa, vì nó mang đến cho bạn cơ hội để bắt đầu với một động lực tích cực mà bạn sẽ tận dụng trong suốt thời gian còn lại của ngày.

6. Từ bỏ đa nhiệm. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng con người không thể tập trung vào nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Khi bạn thấy mình mất tập trung, hãy dừng lại và viết những gì bạn đang nghĩ trước khi quay lại với nhiệm vụ trong tay.

Ưu tiên công việc có ý nghĩa và giao phó phần còn lại

Một khi chúng ta biết thời gian của chúng ta sẽ đi đâu, chúng ta phải quyết định những gì chúng ta nên (và không nên) dành thời gian của mình, MacKay giải thích. Đối với điều này:

7. Tách biệt khẩn cấp khỏi công việc quan trọng. Phân biệt những gì khẩn cấp với những gì không và những gì quan trọng hoặc những gì không, giúp bạn ưu tiên thời gian của bạn và vẽ lịch cho phép bạn làm những công việc quan trọng hơn và ít hơn những gì không quan trọng..

8. Ưu tiên không thương xót. Chọn các mục tiêu chính và tập trung vào chúng.

9. Sử dụng quy tắc 30X để ủy nhiệm nhiều nhiệm vụ hơn. Mackay đề xuất tuân theo quy tắc do Rory Vaden đề xuất, trong đó đề xuất rằng chúng ta nên dành 30 lần thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ để đào tạo người khác làm việc đó. Dành thời gian để ủy thác và đào tạo một người khác mang lại cho bạn mức lãi ròng 1100 phút mỗi năm. Hoặc, như Vaden nói rằng ROTI tăng 733% (hoàn trả đúng thời gian).

10. Lấy từ "không" trong vốn từ vựng của bạn. Theo một bài báo của Đại học Chicago và được công bố trên Tạp chí nghiên cứu người tiêu dùng, nói "Tôi không" một cái gì đó, thay vì "Tôi không thể", cho phép người tham gia tách mình khỏi các cam kết không mong muốn dễ dàng hơn nhiều.

Thiết lập một lịch trình hàng ngày hiệu quả

Một khi những điều trên được thực hiện, đã đến lúc thiết kế lịch trình quản lý thời gian hiệu quả.

11. Đặt lịch, không thời hạn. Mackay nghỉ dưỡng ở đây theo lời khuyên của James Clear. Thay vì tự đưa ra thời hạn để đạt được một mục tiêu cụ thể (và sau đó cảm thấy thất bại nếu bạn không thành công), hãy chọn một mục tiêu quan trọng và sau đó đặt lịch để làm việc phù hợp.

12. Chương trình với thời gian, không phải với nhiệm vụ. Nhận nhiệm vụ lớn và chia chúng thành các phiên hẹn giờ. Bằng cách tổ chức ngày bằng cách sắp xếp thời gian thay vì làm bài tập về nhà, chúng tôi chuyển từ quản lý lịch trình của mình xung quanh một ngày (nhiệm vụ) không xác định sang thời gian đã biết.

"Lịch là hữu hạn; Chỉ có một số giờ nhất định trong một ngày. Thực tế đó trở nên rõ ràng vào lúc chúng ta cố gắng đưa một số lượng không thực vào một không gian hữu hạn ". 

-Peter Bregman-

13. Sắp xếp thời gian để gián đoạn và nghỉ. Chúng tôi cần thời gian để nghỉ ngơi và cho rằng sẽ có sự gián đoạn. Không tính vào nó là hỗn loạn. Sự gián đoạn đến hoặc cơ thể của chúng ta nói với chúng ta rằng chúng ta phải nghỉ ngơi. Nếu chúng ta không tin vào điều đó, khi điều này xảy ra, đột nhiên chương trình được xây dựng hoàn hảo của chúng ta xuất hiện.

14. Thời gian riêng Nhà sản xuất của thời gian Quản lý. Nó rất dễ dàng để lấp đầy nó với các nhiệm vụ hành chính và không dành đủ thời gian cho công việc có ý nghĩa. Một điều là làm và cái khác quản lý.

15. Hoạt động đợt suốt cả tuần. Nhóm các hoạt động tương tự và tận dụng động lực bạn có được khi bạn bắt đầu. Áp dụng định luật đầu tiên của sự chuyển động của Newton vào năng suất: "Một vật thể đang chuyển động, nằm yên trong chuyển động".

Sử dụng vị trí có lợi cho bạn để quản lý thời gian

Lịch hoặc dòng thời gian của bạn không phải là công cụ quản lý thời gian duy nhất bạn có. Mackay gợi ý một số cách bạn có thể sử dụng tại nơi làm việc có thể ảnh hưởng đến cách bạn làm việc.

16. Kiểm tra phương pháp Bỏng ngô tại nơi làm việc để mở khóa thời gian của bạn. Thay đổi vị trí nơi làm việc trong ngày có thể là một cách tuyệt vời để duy trì động lực và năng suất. Kỹ thuật Joel Runyon này hoạt động như thế này:

• Viết ra tất cả các nhiệm vụ bạn phải làm ngày hôm nay.
• Chia danh sách đó thành 3 phần bằng nhau hoặc thành ba nhóm (lô, được thấy trong hội đồng 15).
• Chọn 3 địa điểm khác nhau cho mỗi đợt công việc.

17. Làm việc với chu trình năng lượng tự nhiên của cơ thể bạn. Làm việc bằng cách làm những gì tốt nhất cho bạn, để bạn không chỉ nghĩ về việc quản lý thời gian mà còn cả năng lượng của bạn.

Bảo vệ thời gian của bạn

Sẽ không bao giờ thiếu việc để làm mà sẽ cố chiếm thời gian của bạn. Đó là lý do tại sao bạn phải bảo vệ nó, để tránh sử dụng sai cách. Mackay đề xuất những lời khuyên để đạt được nó:

18. Sử dụng chiến lược lười biếng làm việc đúng. Khái niệm "lười biếng chiến lược" đề cập đến việc ưu tiên công việc và các nhiệm vụ quan trọng và cho phép bản thân lười biếng trong đó không quan trọng.

"Không có gì kém năng suất hơn là làm cho hiệu quả hơn những gì không nên làm".

-Peter Drucker-

19. Tự động hóa thời gian tập trung không thể thương lượng trong suốt cả ngày. Điều quan trọng là đảm bảo rằng các phiên làm việc tập trung của bạn phát triển thuận lợi. Đối với điều này, điều quan trọng là bảo vệ bản thân khỏi phiền nhiễu. Có những công cụ giúp bạn liên lạc với người khác mà bạn không có sẵn tự động. Nếu không, bạn có thể tìm cách để cho người khác biết rằng bạn đang trong thời điểm làm việc mà bạn không thể bị làm phiền.

 20. Sử dụng Phương pháp Ivy Lee để kết thúc một ngày đúng cách. Ivy Lee đề xuất thói quen hàng ngày năm bước đơn giản này để đạt được năng suất tối đa:

• Vào cuối mỗi ngày làm việc, hãy viết sáu điều quan trọng nhất bạn cần đạt được vào ngày mai. Không viết quá sáu nhiệm vụ.
• Ưu tiên cho sáu yếu tố theo thứ tự quan trọng.
• Ngày hôm sau, chỉ tập trung vào nhiệm vụ đầu tiên. Làm việc cho đến khi bạn hoàn thành nhiệm vụ đầu tiên trước khi chuyển sang nhiệm vụ thứ hai.
• Đến gần hơn với phần còn lại của danh sách của bạn theo cùng một cách. Vào cuối ngày, chuyển các mục còn dang dở sang một danh sách mới gồm sáu nhiệm vụ cho ngày tiếp theo.
• Lặp lại quy trình này mỗi ngày làm việc.

21. Đừng quên những lợi ích của thời gian rảnh. Quản lý thời gian không chỉ có nghĩa là làm việc. Để tìm sự cân bằng trong cuộc sống làm việc giúp chúng ta khỏe mạnh và hạnh phúc, chúng ta phải đảm bảo dành thời gian để nghỉ ngơi, thư giãn và giao tiếp.

Quản lý thời gian và làm việc hiệu quả hơn là một thách thức trong tầm tay của mọi người. Tuy nhiên, chúng ta phải nhận thức được rằng chúng ta phải dừng lại và suy nghĩ về những gì chúng ta làm, cách chúng ta làm và những gì chúng ta thực sự muốn đạt được. Làm không nhất thiết là làm việc, hãy để một mình hoàn thành.

Dành thời gian, thứ bạn cần, để phân tích thói quen của bạn và suy nghĩ lại về nhiệm vụ của bạn. Với những hướng dẫn này để quản lý thời gian, việc đối mặt với công việc hoặc học tập của bạn sẽ dễ dàng hơn và đạt được kết quả tốt hơn.

Ba giai đoạn của hiệu suất cao, theo Manuel Coloma Hiệu suất cao không phải là một khái niệm giới hạn cho các vận động viên ưu tú hoặc những người đàn ông / phụ nữ kinh doanh tuyệt vời. Tất cả chúng ta đều có thể khao khát trở thành những người có hiệu suất cao, bởi vì tất cả chúng ta có thể trở nên nhiều hơn chúng ta bây giờ, nhiều hơn những gì chúng ta có thể tưởng tượng. Đọc thêm "