Cách viết báo cáo chính xác, trong 10 bước

Trong ngày của chúng tôi, cả ở nơi làm việc và bên ngoài nó, Không có gì lạ khi đôi khi chúng ta nên chuẩn bị một báo cáo để giải thích cho bất kỳ tình huống hoặc vấn đề nào.

Cho dù đó là nộp đơn khiếu nại, đưa ra yêu cầu hoặc đơn giản là ghi lại một tình huống cụ thể, đây sẽ là loại tài liệu mà chúng tôi thường sẽ viết. Nhưng một số người có thể thấy phức tạp để lập một báo cáo. Đó là lý do tại sao trong bài viết này, chúng tôi cung cấp cho bạn một loạt các bước về cách viết báo cáo, ở cấp độ chung.

Báo cáo là gì?

Báo cáo là một loại tài liệu được viết bằng văn xuôi được thực hiện với mục đích là người thực hiện nó có thể truyền đạt một cái gì đó đề cập đến một tình huống hoặc chủ đề cho người khác. Thông thường họ thường được chuyển đến các trường hợp cao hơn (ví dụ như Hội đồng thành phố hoặc cấp trên), mặc dù bạn cũng có thể tìm thấy các báo cáo nhằm truyền đạt điều gì đó đến một chuyên gia khác với chúng tôi để bạn có thể làm việc với cùng một dữ liệu và tương phản hoặc mở rộng chúng.

Có nhiều loại báo cáo khác nhau, có thể có các mục đích khác nhau và các cấu trúc khác biệt. Tuy nhiên, trong bài viết này, việc tạo ra một báo cáo có tính đến cấu trúc chung của bất kỳ trong số chúng được xem xét..

Các bước chuẩn bị báo cáo

Khi chuẩn bị báo cáo, chúng ta phải nhớ rằng ở nơi đầu tiên chúng ta sẽ phải suy nghĩ về cách thức, thời gian và lý do chúng ta sẽ làm điều đó. Sau đó, báo cáo sẽ được viết dựa trên tình huống sẽ được phản ánh và những cân nhắc trước đó.

Dưới đây là một loạt các bước hữu ích để viết báo cáo chính xác.

1. Mục tiêu nào chúng ta có?

Trước khi bắt đầu viết, chúng tôi phải suy nghĩ về những gì chúng tôi muốn đạt được với báo cáo của mình. Chúng ta sẽ yêu cầu giải pháp cho một vấn đề hay đơn giản là lưu trữ dữ liệu để sử dụng chúng sau này?? Bạn có muốn phản ánh một cuộc điều tra khoa học hoặc nộp đơn khiếu nại? Chúng tôi phải đưa nó vào tài khoản để chọn loại báo cáo phù hợp nhất theo trường hợp.

2. Hãy ghi nhớ loại văn bản bạn sẽ sử dụng

Không phải tất cả các báo cáo đều giống nhau, mỗi báo cáo đều có những đặc điểm riêng biệt. Ví dụ, một báo cáo lưu trữ sẽ phản ánh dữ liệu mà không đưa ra bất kỳ loại giải thích nào liên quan đến chúng, không có khả năng đưa ra kết luận, trong khi một kiểu trình diễn sẽ yêu cầu đối tượng xây dựng các giả thuyết và đưa chúng vào thử nghiệm để thu được một loạt kết quả và kết luận.

3. Chiêm ngưỡng mục tiêu

Không chỉ có vấn đề gì hay như thế nào, mà còn chúng ta phải nghĩ về việc công chúng có báo cáo của chúng ta là khách quan. Điều này sẽ cho phép chúng tôi điều chỉnh mức độ ngôn ngữ theo nhu cầu của chúng tôi và với những người nói.

4. Lựa chọn và phân tích thông tin

Dựa trên bước trước đó, điều cần thiết là thu thập thông tin chúng tôi muốn cung cấp và cấu trúc nó một cách thích hợp để bài phát biểu của chúng tôi có một chủ đề chung. Loại dữ liệu được phản ánh và ai hoặc cách thức trích xuất thông tin cũng phải được tính đến.

5. Chúng ta có thể sử dụng các yếu tố đồ họa

Mặc dù tùy thuộc vào loại báo cáo, có thể sử dụng các yếu tố trực quan tạo điều kiện cho việc hiểu dữ liệu. Ví dụ, chúng tôi đề cập đến việc sử dụng biểu đồ thanh để phân tích tần suất hoặc để thực hiện phân tích chi phí và thu nhập.

6. Tiêu đề

Trong khi nó có vẻ ngớ ngẩn khi đề cập đến nó, đặt tiêu đề chính xác cho báo cáo một cách rõ ràng, liên quan đến chủ đề đòi hỏi phải thực hiện nó và dễ hiểu là một cái gì đó hỗ trợ rất nhiều cho sự hiểu biết của nó bởi độc giả.

7. Viết phần giới thiệu

Trong phần đầu tiên của báo cáo được đề cập này, chúng tôi sẽ tóm tắt ngắn gọn về chủ đề sẽ được giải quyết trong báo cáo. Trong đó phải xuất hiện mục tiêu hiện thực hóa báo cáo này và vấn đề tạo ra sự cần thiết cho sự tồn tại của nó và bối cảnh diễn ra nó.

8. Mở rộng ý tưởng và giải thích những gì được nghiên cứu trong sự phát triển

Trong phần thân của báo cáo, chúng tôi sẽ sắp xếp và mở rộng thông tin về sự việc đã xảy ra hoặc điều tra, để lại rõ ràng các phương thức và hành động cho thấy cách thức tình hình được tạo ra hoặc thực hiện và cách lấy dữ liệu. Nếu đó là một báo cáo phản ánh một cuộc điều tra, các khía cạnh như mô hình lý thuyết và thăm dò tình huống sẽ được kết hợp..

9. Đưa ra kết luận

Trong phần cuối của báo cáo kết quả cuối cùng của những gì đã được khám phá và phản ánh trong báo cáo hoặc yêu cầu hoặc yêu cầu phải được phản ánh được thực hiện để giải quyết tình hình. Nó phải rõ ràng và dễ hiểu.

10. Ngôn ngữ được sử dụng

Điều cần thiết là trong suốt bài viết, ngôn ngữ rõ ràng và súc tích. Nó phải được viết chính thức và khách quan, ở ngôi thứ ba và bằng giọng nói thụ động. Các sự kiện phải được tách ra khỏi các suy luận được thực hiện (nếu có) và họ phải xử lý trực tiếp dữ liệu họ đang xử lý khi họ đang được xử lý.